OBJETIVO General

OBJETIVO GENERAL:
Fortalecer los conocimientos y habilidades en archivonomía y gestión documental, enfocándose en técnicas de organización, conservación y normatividad aplicable, con un enfoque en el manejo eficiente de archivos físicos en las organizaciones.

 

PERFIL DE INGRESO

Personal adscrito a un área de apoyo administrativo, de servicio y atención a usuarios internos y externos, que cuente con las siguientes características:

  • Conocimientos básicos del manejo de computadora a nivel de usuario, un navegador de Internet, familiaridad con herramientas de comunicación virtual y correo electrónico.

  • Capacidad de autogestión de su proceso de aprendizaje.

  • Capacidad de gestión del tiempo y organización para realizar las actividades.

  • Interés por aprender y mejorar en su desempeño laboral.

PERFIL DE EGRESO

Al término del curso los participantes adquirirán:

  • Conocimientos sobre los fundamentos teóricos y prácticos de la archivonomía aplicada a instituciones.

  • Conocimientos sobre la normatividad vigente en materia de gestión documental y seguridad de archivos.

  • Habilidades para implementar sistemas eficientes de organización y clasificación de archivos de trámite e históricos.

  • Habilidades para desarrollar planes de conservación que minimicen el deterioro de documentos físicos.

  • Prácticas sobre la mejora continua en la gestión documental de la institución.

  • Prácticas para optimizar el flujo de información documental, asegurando accesibilidad y organización.

Duración: 40 horas

Modalidad: Sincrónica

 Período de Capacitación
del 16 al 27 de junio

TEMARIO

Tema 1. Fundamentos de la archivonomía aplicada

1.1 Definición y alcance de la archivonomía
1.2 Tipos de archivos
1.3 Principios y funciones de los archivos en las organizaciones
1.4 Ciclo de vida del documento
1.5 Elementos clave en la gestión de archivos institucionales

Tema 2. Gestión y organización avanzada de archivos físicos

2.1 Técnicas de clasificación avanzada de archivos físicos
2.2 Sistema de ordenación alfabético, numérico y temático
2.3 Integración de archivos físicos con archivos digitales
2.4 Diseño de un sistema eficiente de gestión de archivos físicos
2.5 El control de la correspondencia en la gestión documental
  2.5.1 Control de la correspondencia de entrada
  2.5.2 Control de la información en gestión
  2.5.3 Control de la correspondencia de salida
2.6 Elaboración de cuadros de clasificación y manuales de procedimiento

Tema 3. Conservación preventiva y restauración básica

3.1 Conservación preventiva: principios y prácticas
3.2 Identificación de riesgos para la conservación de documentos
3.3 Condiciones ambientales óptimas para la conservación
3.4 Manipulación y embalaje adecuado de documentos para su preservación
3.5 Uso de materiales archivísticos de conservación
3.6 Creación de planes de conservación preventiva en la organización

Tema 4. Normatividad y seguridad documental

4.1 Marco legal
4.2 Normatividad archivística
4.3 Normas nacionales
4.4 Estándares internacionales
4.5 Normas internacionales para los archivos
4.6 Diseño del local para los archivos
  4.6.1 Planificación, diseño del local
  4.6.2 Consideraciones especiales para cada tipo de soporte documental
  4.6.3 Ventilación, aire acondicionado e iluminación

Tema 5. Procesos de archivo de trámite e histórico

5.1 Diferencias entre archivos de trámite, concentración y archivo histórico
5.2 Procedimientos para la transferencia de documentos de trámite a archivo de concentración
5.3 Criterios para la selección y eliminación de documentos: valoración documental
5.4 Transferencia de archivos de trámite a archivo histórico
5.5 Procedimientos para la baja documental y eliminación segura de documentos
5.6 Implementación de un sistema de archivo e inventarios para trámites y archivos históricos